For our rehabilitation programme in Haiti, at earliest convenience, we offer the opportunity of joining our team as

Finance and Administration Manager (male or female)

for 8 months with option for extension,  located in Petit Goave/ West department, Haiti

As Finance and Administration Manager you will be responsible for ensuring that proper financial systems and procedures as well as Human Resource procedures are operated and maintained at the programme location

Responsibilities :

-  Ensure regular, timely and adequate financial reporting, using the accounting software WINPACCS.

- Verification of bills validity and good registration in accountancy

- Elaboration of the cash count protocols

- Supervision of the timely monthly closure of accounts

- Overall responsibility for financial project implementation

- Production of accurate, regular and timely budget follow up

- Elaboration of financial reports

- Monitoring of cash management rules’ respect

- Validation of cash requests

- Follow up of all cash transfers                                                                

- Supervision of internal human resources regulation

- Control of work contracts issuance

- Checking of the payroll system and of monthly salary sheets

- Follow up of the Haitian regulation on HR

- Control of the monthly Expatriate follow up

- Supervision and organization of the daily work of the administration team

- Train the local administration team to obtain a maximum level of autonomy (with key control points)

- Control of the issuing of contracts related to the projects implementation (works and services contracts, estate and non-estate leasing contracts)

- Ensures that all applicable policies (procurement, contracting, financial, and general administrative policies) are adhered to.

Competencies

·         A Master’s degree or equivalent experience in financial and administration management preferably in humanitarian assistance programmes.

• Proven accounting and administrative skills on a management level
• Ideally good knowledge of accounting software (preferably WINPACCS)
• Excellent organisational and communication skills
• Strong report skills especially concerning  finance and budget control
• Ability to work independently and with rigour
• Strong ability to manage and lead a large department
• Willing to live under field conditions
• Good sense of humor, stress resistant
• Intercultural sensitivity and a high degree of social competence

·         Excellent command of written and spoken English AND French.

If you meet the outlined requirements, you are encouraged to apply online as soon as possible (cover letter, CV in English) by  February 29, 2012, to

 Mr. Kronenberger: kronenberger[at]help-ev.de

Koordinator/in für Planung und Monitoring, Niger

In Niger arbeitet Help gegenwärtig in den Regionen Tillabery, Mayahi und Agadez, vor allem in den Bereichen  Gesundheitsversorgung und Behandlung von Unterernährung.

Für unsere Gesundheits- und Ernährungs-Projekte suchen wir zum nächst möglichen Zeitpunkt eine/n Koordinator/in für Planung und Monitoring, Niger

Für zunächst  8 Monate (mit Option auf Verlängerung). Dienstsitz ist Niamey/ Niger

Aufgabenbeschreibung:              

Der/Die Koordinator/in ist für die Organisation, Kontrolle und Weiterentwicklung des operationellen und finanziellen Planungs-, Monitorings- und Evaluierungsprozesses in Bezug auf die Help-Projekte in Niger zuständig. Er/Sie ist verantwortlich für die Verbesserung und Stärkung der Qualität, der Implementierung und der Effektivität der Projektarbeit, durch technische Beratung und Anleitung in Planungs- und Monitoring-Prozessen. Der/Die Koordinator/in arbeitet in enger Zusammenarbeit mit dem/der Landeskoordinator/in.  

Aufgaben:

Planung

Der/Die Koordinator/in überwacht und verbessert alle Planungsprozesse im operationalen, logistischen sowie finanziellen Bereich der Help-Projekte in Niger.

Er/Sie nimmt an der Entwicklung und Verbesserung vierteljährlicher Implementierungspläne teil, verfolgt deren Ergebnisse und unterstützt NRO-interne Lernprozesse und die Nutzung von Good-Practice-Erkenntnissen.

Der/Die Koordinator/in trägt zur Entwicklung von realistischen, erreichbaren Arbeitsplänen bei, unter Berücksichtigung der Projekt Budgets und unter Einsatz von Good-Practice-Ansätzen und partizipativen Methoden zur Stärkung der Einbindung von Begünstigten, Gebern und anderen relevanten Projektpartnern. 
Er/Sie verfolgt die Qualität und Kontinuität sowie die Übereinstimmung der verschiedenen Projektpläne mit der Länderstrategie

Der/Die Koordinator/in unterstützt die jeweiligen Projektkoordinatoren bei der Anwendung geeigneter Implementierungspläne, mit geeigneten Monitoring- und Evaluierungsplänen und prüft regelmäßig den Bedarf an Planungsoptimierung an Hand von Logical Frameworks etc. und eigener Datenerhebungen.

Monitoring
Der/Die Koordinator/in begleitet die Umsetzung der Projektplanung durch belastbare, zuverlässige und zeitnahe Monitoring-Daten die die Effektivität der Projektaktivitäten wiedergeben um laufend Koordinationsentscheidungen, strategische Planungen und Finanzübersicht zu gewährleisten.  Er/Sie muss die Projektentwicklungen genau verfolgen und eventuelle Umsetzungsprobleme frühzeitig erkennen, melden und Strategien zur Behebung entwickeln. Er/Sie überwacht den Ablauf der Aktivitäten unter Zuhilfenahme quantitativer und qualitativer Erhebungen.

Finanzmanagement
Der/Die Koordinator/in optimiert das Finanzmanagement der Projekte und arbeitet in dieser Hinsicht eng mit dem Financial Controller und dem/der Landeskoordinator/in zusammen. Er/Sie unterstützt den/die Landeskoordinatorin bei der Sicherstellung eines korrekten Budget Managements überwacht die Ausgabenentwicklungen der Projekte um zeitnah auf finanzielle Probleme hinweisen zu können.

Logistik
Angesichts des komplexen Projektumfelds in Niger stellt der/die Koordinator/in zusammen mit dem/der Landeskoordinatorin rechtzeitige Projektmittelbeschaffung sicher unter Einhaltung der Help-Beschaffungsrichtlinien. Darüber hinaus stellt er/sie sicher, dass die Richtlinien von weiterem in den Beschaffungsvorgang involviertem Personal gekannt und verstanden werden.

Berichterstattung
Der/Die Koordinator/in unterstützt die rechtzeitige Berichterstattung an die Help-Geschäftsstelle in Bonn, sowie an Geber durch Datenerhebungen und -Aufarbeitung. Er/Sie assistiert dem/der Landeskoordinator/in bei der Erstellung von Berichten an Geber und gewährleistet die Übereinstimmung mit den Vorgaben für die Berichterstattung.

Evaluierung
Der/Die Koordinator/in koordiniert die interne Projektevaluierung und stellt die Einhaltung von Zeitzielen und definierten Kriterien und Standards sicher. Er/Sie (weiter)entwickelt geeignete Formulare und Fragebögen, sowie Analyseinstrumente.

Projektentwicklung
Der/Die Koordinator/in koordiniert Bedarfsanalysen und die Planung neuer Projektansätze in enger Zusammenarbeit mit dem/der Landeskoordinator/in. Des Weiteren trägt er/sie zur Ausarbeitung neuer Projektanträge an verschiedene Geber teil.

Fundraising
Der/Die Koordinator/in unterstützt den/die Landeskoordinator/in bei den Geberkontakten im Einsatzland als Ansprechpartner für Geber und ist über deren Förderkriterien- und regeln informiert und kann ggfs. Verhandlungen über neue Projektansätze führen

Anforderungsprofil:

• 5 oder mehr Jahre Erfahrung in der Projektentwicklung und im Projektmonitoring im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit
• Fundierte Erfahrungen in der Entwicklung und Umsetzung von Public-Health Projekten (möglichst in Sub-Sahara-Afrika)
• Fundierte Erfahrungen im Bereich Finanz- und Budgetkontrolle
• Fundierte Kenntnisse von Bedarfsanalysen, sowie Datenerhebung und -Auswertungen
•Hinreichende Erfahrungen in der Entwicklung und Verfassung von Projektanträgen.
• Hinreichende Erfahrung bei der Umsetzung von Not- und Entwicklungshilfeprojekten
• Erfahrung mit der Personalführung und Weiterbildung von (internationalen und nationalen) Mitarbeitern
• Erfahrung  mit der Zusammenarbeit mit internationalen Gebern und deren Antrags- und Berichtsregularien
• Flexibilität  hinsichtlich sich ändernder Projektbedingungen
• Erfahrung mit der Schnittstelle zwischen Not- und Entwicklungshilfe (LRRD)
• Erfahrung im Umgang mit Sicherheitsrisiken für Personal im Ausland
• Lösungsorientierung und analytische Fähigkeiten
• Sehr gute Fähigkeiten hinsichtlich Strategieentwicklungen 
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten, Fähigkeiten zur Konfliktlösung, interkulturelles Einfühlungsvermögen
• Erfahrung bei der Motivation von Mitarbeitern in komplexen Stresssituationen
• Erfahrungen mit partizipativen Arbeitsmethoden
• Fließendes Französisch und sehr gute Englischkenntnisse

Wenn Sie die o.g. Voraussetzungen erfüllen, würden wir uns über Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf) per E-Mail an Herrn Kronenberger:  kronenberger(at)help-ev.de